Sistemas de información corporativos (III) - MSSE

Cuando la empresa decide que implementará un ERP (y no otro sistema) toca decidir que ERP se implementará y que consultora llevará adelante el proyecto. Una vez seleccionado comienza la fase de implementación en la que se parametrizará el sistema. Luego le sigue la etapa de uso y mantenimiento del sistema, hasta que finalmente se retira el producto cuando se considera que debe ser reemplazado por otra tecnología o que el enfoque que da a los procesos del negocio ya no es adecuado

La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversión no solo económica, sino también de otros recursos como tiempo y esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica.

El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organización que se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto (consideraciones técnicas y funcionales), los procesos (funciones a soportar por el ERP) y las personas (RRHH y conocimientos y habilidades).

El objetivo fundamental de MSSE es preveer una guía de pasos que ayuda a la selección de un ERP.

FASE1 Selección del ERP

1.- Documentar la necesidad (definir el marco general de referencia para la selección)

1.1.- Análisis de necesidad: documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se selecciona, la definición de áreas y funciones de la empresa que se abarcarán con el ERP (contemplando planes estratégicos). El objetivo es asentar una base de requerimientos para la búsqueda de proveedores.

1.2.- Determinar equipo de proyecto: que esté respaldado por dirección.Dirección: tomaran la decisión final en base al proyecto presentado por el equipo de proyecto

• Gerente de proyecto: persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de selección
• Equipo de proyecto: realiza las tareas de recopilar información, prepararla, ayuda a la toma de decisiones, organización de reuniones y cuestionarios.
• Grupo de usuarios: en el proceso de selección serán los encargados de evaluar los ERP seleccionados según sus conocimientos de negocio.
• Grupo de calidad (dependiendo del tamaño de la organización)
• Consultor externo: preferentemente el consultor debe ser neutral en relación al producto a elegir y no tiene por qué ser el que luego hará la implementación del producto.

La documentación de la necesidad debe incluir catálogo de procesos involucrados, listado de áreas impactadas, presupuesto máximo disponible, listado de personas involucradas en el proceso de selección, sus funciones, responsabilidades y la disposición horaria, duración estimada de la próxima actividad (primera selección) y cronograma de tareas.

 

2.- Primera selección:

• búsqueda en el mercado
• primer contacto con proveedores (no más de 5, eliminados aquellos que no cubren áreas de empresa)
• entrevistar posibles candidatos. Se explica documentación punto 1, actividad de la empresa y se solicita una propuesta de implementación que incluya detalles funcionales técnicos y económicos del producto y la implementación.
• Checklist de criterios a tener en cuenta.
  • Aspectos funcionales del producto: funciones que cumple el sistema y procesos que contempla
  • Aspectos técnicos: relacionados con el hardware
  • Características propias del proveedor
  • Características del servicio
  • Aspectos económicos
  • Aspectos estratégicos de la empresa
• Evaluar los candidatos según propuesta anterior.
• Seleccionar finalistas y documentar proceso de selección.

3.- Selección final

• Organizar visitas a los proveedores: que los grupos de usuarios tengan demos
• Demostración del producto:
• Decisión final, negociación del contrato (costo y duración de la imlementación)

FASE2.- Selección del equipo de consultoría

1.- Documentar bases de la búsqueda

• Organizar la búsqueda: en base a la documentación de la primera fase, quien lo va a implementar?
• Checklist de criterios para seleccionar la consultora

2.- Selección de candidatos

• Entrevistar posibles candidatos y recopilar información
• Evaluar los candidatos
• Negociación

FASE3.- Presentación y planificación general del proyecto

• Se empieza a presentar las partes involucradas y un cronograma de implementación para empezar a trabajar y los macro procesos.