Direcció de la comunicació (X) – Les relacions públiques

Concepte de RRPP

Les RRPP són l’esforç planificat i sostingut per mantenir relacions informatives de confiança i de credibilitat amb els diversos públics de l’empresa.

L’objectiu bàsic és aconseguir la credibilitat i la confiança dels públics, utilitzant diverses tècniques de difusió i propagació, informat a temps i en el moment oportú, sobre les persones o organitzacions per modificar o potenciar les seves actituds i accions.

Causes del desenvolupament de les relacions públiques

Generals:

-          Creixement dels costos de difusió de la publicitat en mitjans convencionals

-          Disminució de l’eficàcia publicitària provocada per la saturació d’anuncis

-          Limitacions legals a la publicitat de certs productes

-          Desenvolupament d’accions socials per part de les empreses

Específiques:

-          La demanda creixent de públics diversos per informació sobre les activitats i actuacions de les empreses i organitzacions

-          La necessitat de mantenir comunicació amb l’administració, sindicats, líders d’opinió, mitjans de comunicació i organitzacions diverses, com associacions de consumidors o grups ecologistes.

-          El desenvolupament de les actuacions de pressió

-          La dificultat d’assolir públics específics en entorns professionals a través dels mitjans de comunicació massius.

-          La necessitat de comptar amb una imatge transparent i positiva entre l’opinió pública en general.

-          La necessitat d’actuar de manera imminent davant de situacions de crisi

Concepte de relacions públiques

Les relacions públiques són l’esforç planificat i sostingut per mantenir relacions informatives de confiança i de credibilitat amb els diversos públics de l’empresa. El seu contingut es desenvolupa proactivament i reactivament.

La diferencia entre les relacions públiques i les altres eines de comunicació:

-          Els seus objectius són més amplis i genèrics

-          Atenen diversos públics objectiu

-          Empren múltiples mitjans i suports

-          Poden explicar el missatge amb més claredat

-          La seva difusió no és comparable a la de la publicitat.

Tècniques de relacions públiques

-          Selecció i preparació de portaveus de les organitzacions.

-          Relacions amb els mitjans de comunicació

o   Concertació d’entrevistes

o   Elaboració de notes de premsa

-          Dossier de premsa

-          Conferències i rodes de premsa

-          Butlletins.

-          Retalls de premsa

-          Exposicions i presentacions

-          Informe anual o memòria

-          Visites de públics i visites de premsa

-          Auditoria d’imatge

-          Gabinet o sala de premsa a internet

-          Lobby

Esdeveniments i protocol

L’organització d’actes i esdeveniments s’emmara dins l’estratègia de comunicació integral de l’empresa amb la finalitat principal de provocar efecte positiu sobre la imatge corporativa.

-          Planificació i organització d’esdeveniments

o   Una opció per arribar a cada un dels segments objectius d’una manera directa i personalitzada.

o   Cal planificació:

§  Petició de permisos

§  Contractació d’assegurances

§  Elaboració de notes de premsa, expedients, carpetes....

§  Elements de màrqueting publicitari

§  Programes, menús, acreditacions, entrades, tiquets

§  Avançament del programa

§  Fitxer d’assistents

§  Fitxer d’àpats

§  Personal, material auxiliar, infraestructures, càtering...

o   El protocol en els esdeveniments de l’empresa

§  Entrevistes i conferències

§  Reunions de treball, reunions informatives, juntes generals

§  Actes: recepcions, còctels, presentacions....

§  Viatges d’imatge, comercials o de promoció

§  Visites dels directius o altres empreses

§  Altres: cartes d’agraïments, regals corporatius....

Comunicació en situacions de crisi

Tota organització ha de preveure la possibilitat d’enfrontar-se a una crisi, ja que totes les empreses poden travessar situacions de riscos. Una gestió adequada de comunicació es configura com la millor teràpia preventiva en aquestes circumstàncies.

Crisi és tota situació decisiva per a la supervivència d’una companyia, produïda per sorpresa, que pot afectar el públic objectiu, el producte, el procés, la distribució, la seguretat o els mercats financers, i en què s’acusa una notòria escassetat d’informació que tracten de pal·liar els mitjans convertint l’organització en centre d’atenció i comprometent-ne així la imatge, la credibilitat o la capacitat productiva.

La repercussió dependrà de la notorietat de l’organització.

Quan una empresa es veu amenaçada per una crisi, apareixen certs senyals a tall d’advertiment:

-          Sorpresa

-          Informació insuficient

-          Escalada d’esdeveniments

-          Pèrdua de control

-          Escrutini extern creixent

-          Mentalitat de setge

-          Pànic

Els objectius que ha de perseguir tot pla de comunicació de crisi han de ser:

-          Acabar ràpidament amb la crisi

-          Limitar al màxim els danys

-          Restaurar la credibilitat de la companyia.

El principi de comunicació clau quan esclata una crisi assenyala la necessitat de no callar. Quan la informació es comunica amb rapidesa, els rumors es frenen, els nervis es calmen i la incertesa es dissipa.

Planificació d’una crisi:

-          Desenvolupar un pla de crisis: actitud proactiva

-          Esperar que succeeixi i resoldre-la: actitud reactiva

La comunicació proactiva: el pla de crisis

Objectius fonamentals:

-          Establir procediments d’actuació

-          Assignar responsabilitats

-          Perfilar línies mestres en comunicació que evitin el desordre i la confusió

-          Protegir la reputació de la companyia, atribuint a minimitzar els danys.

Fases de preparació del pla de crisi:

-          Investigació: ha de permetre identificar les forces i debilitats de l’organització.

o   Tractarà d’anticipar se a les crisis segons un inventari de riscos.

-          El manual de crisi:  conté les instruccions necessàries a seguir quan arribi una crisi.

-          L’equip de crisi: format per les persones més capacitades per assumir les principals responsabilitats.

-          La preparació de la crisi, mitjançant l’entrenament dels recursos humans, a fi que aquests siguin capaços d’enfrontar-se eficaçment a una situació de dificultat.